Ana, la Supervisora de Ventas Sobrecargada
Contexto
Ana es la supervisora de ventas en una empresa de tecnología en rápido crecimiento. Tiene un equipo de 8 vendedores a su cargo y reporta directamente al Director de Ventas. Recientemente, la empresa ha experimentado un aumento significativo en la demanda de sus productos, lo que ha llevado a un incremento en la carga de trabajo de Ana y su equipo.
Situación Actual
Ana se encuentra constantemente abrumada por sus responsabilidades diarias:
1. Supervisión del equipo: Debe realizar reuniones individuales semanales con cada miembro de su equipo (8 reuniones).
2. Reportes: Prepara informes diarios de ventas para la dirección.
3. Atención al cliente: Maneja personalmente las cuentas de los clientes más importantes.
4. Capacitación: Debe desarrollar e impartir sesiones de capacitación mensuales para su equipo.
5. Planificación estratégica: Participa en reuniones semanales de estrategia con otros supervisores y el director de Ventas.
6. Emails y comunicaciones: Recibe un promedio de 100 emails diarios que requieren su atención.
7. Resolución de problemas: A menudo se le interrumpe para resolver problemas urgentes de ventas o de clientes.
8. Desarrollo de nuevos negocios: Se espera que dedique tiempo a identificar y perseguir nuevas oportunidades de negocio.
Desafíos
1. Ana frecuentemente trabaja hasta tarde y los fines de semana para mantenerse al día.
2. Siente que siempre está «apagando incendios» en lugar de trabajar en tareas importantes a largo plazo.
3. Su equipo se queja de que a veces no está disponible cuando la necesitan para tomar decisiones importantes.
4. Ana ha empezado a olvidar tareas y fechas límite importantes.
5. Su vida personal se está viendo afectada por el estrés y las largas horas de trabajo.
Tarea
En grupos de 3-4 personas, analicen la situación de Ana y respondan a las siguientes preguntas:
1. ¿Cuáles son los principales problemas de gestión del tiempo que enfrenta Ana?
2. De las herramientas y técnicas de gestión del tiempo discutidas en el curso, ¿cuáles recomendarían a Ana y por qué? Consideren al menos tres herramientas o técnicas.
3. Desarrollen un plan de acción detallado para Ana, indicando cómo puede implementar estas herramientas o técnicas en su rutina diaria y semanal.
4. ¿Cómo podrían estas soluciones ayudar a Ana a mejorar tanto su productividad laboral como su equilibrio entre trabajo y vida personal?
5. ¿Qué desafíos podría enfrentar Ana al implementar estos cambios y cómo podría superarlos?